Bedrijfsvoering

De strategische visie op personeel "Vertrouwen in talent" heeft in 2015 uitwerking gekregen in diverse activiteiten en werkzaamheden. Speerpunten van de visie - samenhangend met de organisatievisie - zijn mobiliteit& flexibiliteit, persoonlijke ondernemerschap en kennisdelen.

Activiteiten die onder andere uitgevoerd zijn: peer2peer programma (adviseurs doen een adviesopdracht bij een externe partij om hun adviesvaardigheden verder aan te scherpen), personeelsschouw door de gehele organisatie, talentgesprekken (leidinggevenden hebben workshops gevolgd), een uitgebreid aanbod in workshops en trainingen om inzetbaarheid te vergroten.

Een belangrijk aandachtspunt was de instroom én het behoud van jonge medewerkers. Voor de instroom is een trainee programma opgezet, dat in april gestart is met 10 trainees. Zij werken twee jaar binnen de gemeentelijke organisatie, waarbij ze elke acht maanden een andere opdracht oppakken. Voor het binden en boeien van jonge medewerkers is het Young Masters Arnhem programma opgezet; een reeks bijeenkomsten waarbij jonge medewerkers meegenomen worden in alle organisatorische en politiek-bestuurlijke aspecten van de gemeente Arnhem.

Verzelfstandiging

• Musis Sacrum/Schouwburg (27 fte): in 2015 is de verzelfstandiging voorbereid, die op 1 januari 2016 een feit werd;
• schulddienstverlening (27 fte): is op afstand gezet van de gemeentelijke organisatie;
• Sportbedrijf (127 fte): is in 2015 verder voorbereid;
• Parkeerbedrijf (13 fte): is in 2015 verder voorbereid;
• Natuurcentrum (19 fte): de voorbereiding is in 2015 gestart;
• Intergemeentelijke uitvoeringsdienst i.o.: de voorbereidingen tot de oprichting van een intergemeentelijke uitvoeringsdienst met de gemeenten Rheden en Renkum zijn gestart. Vanuit Arnhem zullen daar voor circa 280 FTE aan taken naartoe worden overgedragen.

Deze ontwikkelingen betekenen een verdere afslanking van het personeelsbestand.

Gedurende heel 2015 was de formatie structureel hoger dan de bezetting, schommelend tussen 90 en 100 fte. Dit levert per saldo een vacatureruimte op van € 7,8 miljoen. De salariskosten van medewerkers die hoger zijn ingeschaald worden niet meer verrekend met de bestemmingsreserve frictie, maar moeten binnen de begroting opgevangen worden (totaal € 1,4 miljoen). De eenmalige uitkering van 0,74% als gevolg van de Cao-ontwikkelingen zijn in 2015 niet begroot. Dit heeft geleid tot eenmalige kosten van € 1.171.000.

Naast de vaste personele lasten is ingehuurd voor € 12,7 miljoen. Hiervan is € 4 miljoen uit andere budgetten dan de vacatureruimte gefinancierd. Per saldo een tekort op de personele lasten van € 0,8 miljoen met name veroorzaakt door de toename in inhuur. De overschrijding is een gevolg van onder meer de inhuur voor het project Zaakgericht werken, vervanging afdelingshoofden bij ziekte, de inhuur voor de stijging in de bijstandsklanten, de hogere inhuur als gevolg van de uitgestelde verzelfstandiging schulddienstverlening.

Het totale personeelsbestand van de gemeente Arnhem is onder te verdelen in een aantal groepen:

• Raadsleden;
• College B&W;
• Ambtelijke organisatie;
• Mobiliteitskandidaten (financiering uit frictiebudget);
• Personeel Domein (gedetacheerd aan Stichting Kunstbedrijf).

De inhuur stijgt ten opzichte van voorgaande jaren. Dit wordt onder meer veroorzaakt door de afname van de mogelijke inzet van mobiliteitskandidaten. De inzet van de inhuur is met name gedaan op ICT projecten, de wijkteams voor het sociale domein, de klantenservice, tijdelijke inzet voor schulddienstverlening .

Vanaf 1 januari 2015 is  BLoeM geen zelfstandige afdeling, maar onderdeel van de afdeling Personeel & Organisatie.
De inspanningen om te komen tot plaatsing van de resterende kandidaten vanuit het Sociaal Plan gemeente Arnhem (SPGA) zijn onverminderd voortgezet. Het aantal kandidaten is afgenomen van 98 naar 60. Dit laatste is 25 meer dan gepland was, waarbij aangetekend wordt dat van hetzelfde aantal kandidaten wel een einddatum bekend is.
Medio 2015 is per kandidaat vastgesteld of interne plaatsing voor einde looptijd SPGA nog reëel is. Zo niet, dan worden alle inspanningen op het vinden van werk extern ingezet. Zo ja, dan wordt door middel van geregisseerde mobiliteit voorrang gegeven bij het vrijkomen van vacatures die tot een passend aanbod leiden. Deze werkwijze geeft meer sturing op de plaatsing en is in de tweede helft van het jaar ook succesvol gebleken.

Frictiekosten

Als frictiekosten worden alle kosten aangemerkt die samenhangen met de gevolgen van de formatie reductie uit het dossier Toekomst Gericht Bezuinigen en daaruit volgend het Sociaal Plan Gemeente Arnhem.

Voor 2015 is € 5 miljoen begroot voor de frictiekosten. De werkelijke kosten bedragen eveneens € 5 miljoen.
Een overschrijding van het budget van € 44.000.

De frictiekosten 2015 kunnen als volgt gespecificeerd worden:

In 2013 is door de Raad € 21,5 miljoen beschikbaar gesteld om het totaal van de frictiekosten te financieren. Het verloop van de jaren 2013-2016 kan als volgt worden weergegeven::

In 2013 is door de Raad € 21,5 miljoen beschikbaar gesteld om het totaal van de frictiekosten te financieren. Het verloop van de jaren 2013-2016 kan als volgt worden weergegeven:

Het verschil in de werkelijke kosten en de begrote kosten wordt gedoteerd aan de Bestemmingsreserve Frictie,
die gebruikt wordt om binnen de periode van 2012-2016 te kunnen egaliseren. Aan het einde van de periode
(1 januari 2017) zal beoordeeld worden in hoeverre de dan nog beschikbare middelen ingezet moeten worden
voor eventuele wachtgeldverplichtingen. Het verloop van de bestemmingsreserve in 2015 is als volgt:

De expertise op het gebied van auditing en risicomanagement alsmede de subsidieverantwoording zijn bij elkaar gebracht. De onafhankelijke rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de discipline Auditing en Risicomanagement is vastgelegd in het Auditstatuut. Auditing en risicomanagement brengen de risico's in beeld en geven aanbevelingen aan bestuur en management om de doelstellingen te bereiken, processen beter te beheersen en projecten beter te laten functioneren.

Belangrijke onderzoeksthema’s in 2015

• Programma 'Van wijken weten':

voor de innovatieve werkwijzen in het nieuwe Programma Van wijken weten (Zomernota 2016-2019) met de daarin opgenomen veranderopgaven zijn zowel de kansen als de risico's verkend;.

• Werken aan processen:

om een 'proces georiënteerde netwerkorganisatie' te bevorderen, is in de vorm van manage rial audits onderzoek gedaan hoe belangrijke processen zijn ingericht, waarbij met ondersteuning van de proceseigenaren in 'elkaars keuken gekeken' is. Dit heeft duidelijke leer- en verbeterpunten opgeleverd. Specifieke onderzoeken werden uitgevoerd naar het subsidieproces en realisatie van rioolherstel;

• Verzelfstandiging/op afstand zetten van taken

Arnhem is onderweg naar een regie-gemeente, waarbij gemeentelijke taken op afstand worden gezet. Voor de verzelfstandiging van het Parkeerbedrijf Arnhem, Musis/Stadstheater Arnhem en het Sportbedrijf Arnhem zijn de mogelijke risico's in beeld gebracht;

• Grondexploitatie

een risicoanalyse is uitgevoerd was voor het beheer van Arnhem Centraal. Daarnaast zijn de kansen die het nieuwe station voor de binnenstad biedt, is beeld gebracht;

• Dienstverlening/Zaakgericht werken

ten behoeve van de verbetering van de digitale dienstverlening zijn risicosessies gehouden voor het bepalen van de koers en het verbeteren van de sturing op de betrokken projecten;

• Verbonden partijen

ontwikkeling van een systematiek waar op basis van een risicoanalyse de prioriteiten in beheers-maatregelen worden aangegeven.

Financial audits
In de Verordening financieel beleid en beheer zijn 'getrouwheid en rechtmatigheid' de belangrijkste invalshoeken. Financial audits dragen bij aan het goed verlopen van de financiële processen in de gemeentelijke organisatie. De belangrijkste processen die zijn in 2015 onderzocht, waren:

• Sociaal Domein;
• Inkoop en aanbesteding;
• Personeelskosten;
• Subsidieverstrekking aan derden;
• Belastingen;
• Kredietverstrekking door de Sociale Bank Centraal Gelderland.

De keuze van de onderwerpen wordt bepaald door het ingeschatte risico en door de omvang van de uitgaven en inkomsten die hiermee samenhangen.

Frauderisico-analyse
Frauderisico-analyse is gericht op het onderkennen van bedrijfsrisico's. Het is gericht op het voorkomen en ontdekken van frauduleus handelen, ondersteunt de interne beheersing en het uitoefenen van toezicht daarop. De interne beheersing heeft o.a. betrekking op de aanwezigheid van de interne controlefunctie en risicomanagement, of er sprake is van voldoende functiescheiding, autorisaties, mandatering en de effectiviteit van (IT-) beveiliging.

Weerstandsvermogen

Een belangrijk ijkpunt voor de financiële positie is het noodzakelijk te reserveren weerstandsvermogen om financiële en budgettaire tegenvallers te kunnen opvangen. Auditing en Risicomanagement zorgen voor een zo actueel mogelijk beeld zoals in dit jaarverslag is opgenomen - zie ook de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Een betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor het goed functioneren van de processen van de gemeente. Informatiebeveiliging is het proces dat deze betrouwbare informatievoorziening borgt. Het opnemen van informatiebeveiliging als normaal kwaliteitscriterium voor een gezonde bedrijfsvoering is tegenwoordig niet langer een keuze, maar een noodzaak.

Zowel informatiebeveiliging als privacy hebben ook in 2015 bijzondere aandacht gekregen. De bijbehorende governancestructuur voor beide onderwerpen is in elkaar geschoven, omdat is deze onderwerpen niet los van elkaar gezien kunnen worden.

Aanvallen op ICT systemen (cyber attacks) worden steeds verraderlijker en nemen in aantal sterk toe. In vele werkprocessen zijn verbeteringen aangebracht waardoor de beveiliging van de informatie sterk verbeterd is. Dit onderwerp krijgt onverminderd veel aandacht.

Mogelijk kwetsbare informatiesystemen zijn beter beveiligd of vervangen voor nieuwe. Een belangrijke pijler is het veilig en verantwoord gedrag van medewerkers die werken met gevoelige informatie. De in 2014 gestarte bewustwordingscampagne is in 2015 afgerond en zal in 2016 hernieuwd worden.

Het bewaren van de privacy van de Arnhemse burgers is een belangrijk uitgangspunt bij de inrichting van onze bedrijfsvoering. Veel aandacht is besteed aan de verbetering van het veilig gebruik van Suwinet.
Eind 2015 is gestart met de implementatie van de Wet Meldplicht Datalekken.

Wegens de noodzaak tot externe verantwoording op het gebied van informatieveiligheid neemt de auditlast sterk toe. Afgelopen jaar zijn de volgende audits en (verplichte) zelfonderzoeken uitgevoerd:

• EDP audit Beaufort en Decade (in het kader van de controle op de jaarrekening);
• DigiD audit;
• Archiefinspectie;
• zelfevaluatie BRP (Basisregistratie personen, vervangt de GBA audit);
• zelfevaluatie P-Nik (waardepapieren en reisdocumenten);
• zelfevaluatie SUWI.